この記事でわかること
- 商談後にAIで進めやすい作業がわかる
- 商談直後に残しておきたいメモの内容がわかる
- 報告、お礼メール、社内共有にAIを使う流れがわかる
商談後の仕事は、意外と多い
商談が終わると、上司への報告、商談メモの整理、お礼メール、社内共有、次回までの宿題確認などが残ります。
ひとつひとつは小さな作業でも、訪問件数が増えると負担になります。後回しにすると、お客様が何を気にしていたのか、次回までに何を確認する必要があったのかも、少しずつあいまいになります。
訪問先を回る営業では、移動や待ち時間が仕事の合間に入りやすくなります。その時間に少しでも整理できれば、帰社後にゼロから思い出す時間を減らせます。
商談後の報告やメール作成は、生成AIと相性のよい仕事です。
まずは商談直後にメモを残す
商談後にAIを使うには、もとになる材料が必要です。とはいえ、最初からきれいな文章にする必要はありません。
車に戻ったあと、出発前や待ち時間に、スマートフォンのメモへ短く残しておく。次の訪問先に早く着いたときに、箇条書きで整理しておく。これだけでも、あとで報告やメールを作る材料になります。
残しておきたいのは、次のような内容です。
- 今日話したテーマ
- お客様の困りごと
- 出てきた質問
- 次回までの宿題
- 社内で確認すること
- お礼メールに入れたい一言
この時点では、言葉が少し荒くても問題ありません。大切なのは、記憶が新しいうちに残すことです。
上司への報告を整える
商談後の報告は、毎回書き方に迷いやすい作業です。何を先に書くか、どこまで詳しく書くか、相談したいことをどう伝えるかで手が止まることがあります。
生成AIを使うと、商談直後に残したメモを、上司向けの報告に整えやすくなります。
たとえば、次のように依頼します。
> 「以下の商談メモを、上司への報告用に整理してください。商談の要点、お客様の課題、次にやること、相談したいことに分けてください。」
報告の型は、次のようなもので十分です。
- 商談の目的
- お客様の反応
- 出てきた課題
- 次にやること
- 上司に相談したいこと
毎回この形にそろえるだけでも、報告はかなり書きやすくなります。
お礼メールを早めに作る
お礼メールは、後回しになりやすい作業です。次の訪問や別の業務に移ると、メールを書くタイミングを逃してしまうことがあります。
商談メモが残っていれば、AIでお礼メールの下書きを作れます。
> 「以下の商談メモをもとに、お礼メールの下書きを作ってください。丁寧すぎず、自然なビジネス文にしてください。約束していないことは書かないでください。」
ありがとうございましたで終わらせず、商談で話した内容に少し触れると自然になります。
「現在の運用でお困りの点を詳しく共有いただき、ありがとうございました」
「次回は、今回伺った課題をもとに改善案をお持ちします」
AIが作ったメールは、そのまま送らず、相手の名前、会社名、約束した内容、次回の予定を確認してから使います。
社内共有と次回の宿題を整理する
商談後の情報は、上司への報告だけで終わらないことがあります。製造担当、開発担当、事務担当など、社内の関係者に共有が必要な場合もあります。
生成AIは、同じ商談メモを相手ごとに分ける場面でも使えます。
- 上司向け：商談の見込み、相談事項
- 社内担当者向け：確認してほしい内容
- 自分向け：次回までにやること
- 次回用：お客様が気にしていた点、次に話す内容
このように分けると、誰に何を伝えるべきかが見えやすくなります。次回までの宿題も整理できるため、あとから慌てにくくなります。
AIに入れる情報と、最後の確認に気をつける
商談メモには、顧客名、担当者名、金額、契約条件、未公開の情報などが含まれることがあります。
AIに入れる前に、会社で認められたツールかどうか、どの情報まで入力してよいかを確認しておきます。不安な情報は、実名や具体的な金額を伏せて使うほうが安心です。
また、AIが作った文章は、送信前に必ず人が確認します。
- 名前
- 日付
- 金額
- 約束した内容
- 次回の予定
- お客様の意図と違う表現になっていないか
AIに任せるのは、情報を整えたり、下書きを作ったりする部分です。受注の見込みや次の動きは、商談の空気感や社内事情も踏まえて、人が判断するほうが安心です。
まとめ
商談後の仕事は、営業担当者にとって負担になりやすい部分です。
ただ、商談直後に短いメモを残しておけば、報告文、お礼メール、社内共有、次回の宿題整理につなげやすくなります。
帰社後にゼロから思い出すより、記憶が新しいうちに材料を残し、AIで整える。最後に人が確認する。この流れを作るだけでも、商談後の仕事は進めやすくなります。
Q&A
Q1．商談メモはどのくらい詳しく残せばよいですか？
お客様の困りごと、出てきた質問、次回までの宿題、社内で確認することが残っていれば十分です。最初からきれいな文章にする必要はありません。
Q2．商談メモをそのままAIに入れてもよいですか？
会社のルールによります。顧客名、担当者名、金額、契約条件などが含まれる場合は、必要に応じて伏せてから使うほうが安心です。
Q3．お礼メールをAIで作って、そのまま送ってもよいですか？
そのまま送るのは避けたほうが安心です。名前、会社名、約束した内容、表現の強さを確認してから使います。
Q4．移動時間にAIを使うとき、気をつけることはありますか？
運転中にスマートフォンを操作しないことが前提です。出発前、待ち時間、帰社後など、安全に確認できるタイミングで使います。
Q5．AIに商談の見込み度まで判断させてもよいですか？
判断を任せるより、判断しやすいように情報を整理してもらう使い方が現実的です。受注の見込みや次の動きは、人が判断するほうが安心です。
