社内のAI利用ルール、何を決めればいいですか？最初に整理したい基本項目
AIを仕事で使いたいと思っても、「どこまで使ってよいのか」「何を決めればよいのか」が曖昧なままだと、社内ではなかなか進めにくいものです。
経済産業省や総務省のAI事業者ガイドラインでも、AIの利用を一律に制限するのではなく、会社として使い方のルールや管理のしかたを整えることが大切だとされています。
社内のAI利用ルールを考えるときに、最初から細かい規程文まで作る必要はありません。
まず決めておきたいのは、「何に使ってよいか」「何を入れてはいけないか」「どのツールを使ってよいか」「誰が確認するか」の4つです。最初から完璧なものを目指すより、まずは無理なく始められる形にするほうが現実的です。
この記事でわかること
社内のAI利用ルールで最初に決めたいこと
情報漏洩の記事と重なりすぎない考え方
無理なく始めるための進め方
社内のAI利用ルールは、なぜ必要なのか
AIの使い方が決まっていないと、社内で判断がばらばらになりやすくなります。
ある人は下書き作成だけに使い、別の人は顧客情報を含む内容まで入力してしまうかもしれません。
反対に、何もかも禁止すると、役立つ使い方まで止まってしまいます。
だから大切なのは、使うか使わないかではなく、「どこまでなら使ってよいか」を決めることです。
AI事業者ガイドラインでも、AIの良い面と注意すべき面の両方を見ながら、会社として使い方を整えることが大切だとされています。
最初に決めたい4つのこと
1. 何の業務に使ってよいか
最初は、公開されている情報をもとにした文章の下書きや、会議メモの整理、社内のお知らせ文のたたき台など、比較的始めやすい仕事から使うのがよいでしょう。
いきなり、重要な契約の判断や、社外に出す文章の最終版づくりまで任せるのはおすすめできません。
2. 何を入れてはいけないか
ここは早めに決めておきたいポイントです。個人情報、顧客情報、未公開の社内情報、契約に関わる内容などは、むやみに入力しないルールが必要です。
3. 使ってよいAIツールはどれか
社内ルールを作っても、使うツールが人によって違うと運用しにくくなります。
個人で見つけた無料ツールを自由に使う形では、会社として把握しにくいからです。
まずは、会社として使ってよいツールを決めておくほうが安心です。必要があれば、用途ごとに使い分けてもよいでしょう。
4. 誰が確認するか
AIが作った文章には、内容の間違いや不自然な表現が混ざることがあります。
そのため、「下書きには使ってよいが、そのままは出さない」というルールが大切です。
特に社外に出す文章は、最後に人が確認する流れを決めておくほうが安全です。
最初から完璧に作らなくてもよい
AI利用ルールというと、最初から細かい社内規程まで作らないといけないと思われがちです。
でも、最初はそこまで厳密でなくても大丈夫です。
まずは「使ってよい業務」「入れてはいけない情報」「使ってよいツール」「確認する人」の4つを決めるだけでも、社内ではかなり進めやすくなります。
国のガイドラインも、最初から完璧な答えを決めるというより、基本を押さえながら運用に合わせて見直していく考え方に近いです。
まとめ
社内のAI利用ルールでまず決めたいのは、「何に使ってよいか」「何を入れてはいけないか」「どのツールを使うか」「誰が確認するか」の4つです。
最初はリスクの低い仕事から始めて、使いながら少しずつ整えていく。その進め方のほうが、社内でも無理なく進めやすいでしょう。
Q&A
Q1. 社内のAI利用ルールは、最初から細かく作る必要がありますか？
いいえ、最初から細かい社内規程まで作らなくても大丈夫です。
まずは、「何に使ってよいか」「何を入れてはいけないか」「どのツールを使うか」「誰が確認するか」の4つを決めるだけでも、社内ではかなり進めやすくなります。
最初から完璧な形を目指すより、基本を決めてから少しずつ整えていくほうが現実的です。
Q2. まず禁止したほうがよい入力内容は何ですか？
個人情報、顧客情報、未公開の社内情報、契約に関わる内容などは、最初に「入力しない」と決めておくほうが安心です。
特に、社外に出せない情報や、社内でも限られた人しか見られない情報は注意が必要です。
Q3. 無料のAIツールを各自で使う形でもよいですか？
最初の段階では、会社として使ってよいツールを決めておくほうが安心です。
人によって使うツールがばらばらだと、入力してよい内容や確認の流れをそろえにくくなるからです。まずは利用するツールを絞ったうえで、必要に応じて広げていく進め方がよいでしょう。
